La settimana scorsa vi abbiamo lasciato con l'articolo introduttivo a GNUcash (GNUCash: gestiamo le finanze con Linux), il programma per la gestione finanziaria sotto Linux. Oggi vedremo di approfondire il discorso affrontando un caso pratico di contabilità familiare. Le operazioni che andremo a compiere saranno semplici ma tali comunque di comprendere il funzionamento di questo ottimo programma per Linux.
Prima di tutto lanciamo GNUcash: ci verrà chiesto se aprire un file già esistente (in formato QIF, uno degli standard in questo campo), se impostarne un nuovo o se aprire il tutorial per i nuovi utenti. Nel nostro caso, dovendo partire da zero, creiamo un nuovo file scegliendo "Create new set of accounts", clicchiamo su "Next" e scegliamo la moneta che utilizzeremo: EUR (Euro) nel nostro caso, ma è presente anche la "vecchia" Lira e tutte le altre divise nazionali. A questo punto potremo scegliere dei conti preimpostati da utilizzare per il nostro bilancio. Un conto può essere paragonato a una "scheda" contenente le voci di bilancio raggruppate a seconda della causa che le ha "generate".
Senza addentrarci troppo nell'analisi dei conti preimpostati selezioniamo solo il primo, "A simple checkbox". Clicchiamo su "Next" e infine su "Finish". I conti creati saranno quelli base. In particolare ci ritroveremo con un conto contenente tutte le voci relative al nostro capitale, uno sulle spese, uno sulle entrate, e uno per pareggio. E' possibile per una maggiore suddivisione delle voci creare dei sottoconti. Ad esempio nel conto relativo al capitale, Assets, sarà presente uno con i beni correnti, il quale conterrà le informazioni relative al nostro Conto Corrente. Per ogni conto sarà possibile definire alcune proprietà come il tipo, in base al quale assumerà determinate caratteristiche alcune delle quali verranno analizzate in seguito, la valuta utilizzata, la frazione più piccola da utilizzare (nel nostro caso, il centesimo).
Se il conto riguarda fondi comuni o il mercato azionario (non ci sono conti di questo tipo in quelli predefiniti presi in esame) sarà anche possibile scegliere se utilizzare l'aggiornamento delle quotazioni online. Il conto Assets è quindi di tipo "Attività", mentre un suo sottoconto, Checking Account (conto corrente) di tipo "Banca". Sarà ovviamente possibile aggiungere nuovi sottoconti: ad esempio in questo caso, creeremo un conto di nome Salvadanaio di tipo Liquidi che rappresenterà il denaro contante di cui disponiamo. In questo conto potremmo quindi aggiungere la voce relativa al denaro in forma liquida attualmente in nostro possesso. Basterà dare un doppio click sul conto appena creato e inserire la voce relativa al denaro iniziale di cui disponiamo in partenza. Poichè vige il sistema della partita doppia sarà necessario far risultare il denaro inserito come trasferito da un altro conto, chiamato Opening Balance sottoconto di Equity, fatto proprio per questa esigenza.
Il conto Equity non va usato per altri scopi, in quanto il suo unico fine è quello di dare una spiegazione alla provenienza del denaro in nostro possesso all'inizio. Sempre secondo lo stesso principio per indicare la situazione iniziale del nostro conto corrente dovremo indicare un trasferimento di denaro dal conto Equity a quello Checking Account pari al nostro saldo iniziale. Ma a cosa servono i conti Income ed Expenses creati prima dal nostro wizard? Il sistema della partita doppia spiega anche questo. Poichè il denaro non può essere generato dal nulla (e ogni incongruenza ci viene segnalata da GNUcash che ci proporrà delle soluzioni) saranno necessari dei conti con i quali interagire per il denaro incassato (ad esempio bonifici esterni) oppure per pagamenti. Questi due conti in pratica sono del tutto generici ed indicano soltanto l'origine (nel caso di Income) o la destinazione (per Expenses) dei nostri trasferimenti. Ad esempio, vogliamo inserire nel conto corrente un bonifico effettuato a nostro favore a causa della vendita di un immobile. Il principio della partita doppia ci costringe a rendere evidente nel nostro bilancio il conti di provenienza di questo bonifico.
Il movimento della somma di denaro dovrà quindi avvenire dal conto Income a Checking Account. Ma utilizzare soltanto due conti per tutti i movimenti può risultare scomodo e non ci consente allo stesso tempo di dare un'idea chiara ai flussi di denaro. Nulla ci vieta quindi di creare dei sottoconti appositi per i pagamenti (ad esempio bollette, di tipo Uscita) in Expenses o per le entrate (ad esempio stipendio, di tipo Entrata) in Income, in maniera del tutta analoga a quanto fatto per il conto Salvadanaio. In questo modo sarà più facile ad esempio tenere d'occhio la situazione dei vari conti, e riconoscere possibili casi "anomali".
Con questo sistema non sarà difficile indicare i movimenti di denaro tra i diversi conti, confidando nel fatto che GNUcash ci avvertirà di eventuali conti non pareggiati, fornendoci degli ottimi strumenti (come l'opzione "Riconcilia", che ci mostra tutti i movimenti divisi in quelli in entrata e quelli in uscita) per l'analisi del bilancio e delle eventuali differenze con la nostra situazione reale. L'opzione Riconcilia ci torna ancora utile qualora disponessimo di una carta di credito.
In particolare è possibile aprire un conto specifico di tipo "Carta di Credito" che servirà a contenere tutti i movimenti di denaro effettuati con la carta di credito. Il pagamento con carta di credito verrà scalato subito dai Profitti e dalle Attività Nette. Ma al contrario delle altre forme di pagamento non ci verrà scalato direttamente dal nostro capitale disponibile. A fine mese sarà possibile "accreditare" l'acquisto sul nostro conto corrente riconciliandolo. Inoltre definendo un conto come tipo "Carta di Credito" si avrà anche la possibilità di indicare il tasso di interesse applicato.
Come avrete capito da questo articolo, finalizzato ad approfondire alcuni punti lasciati in sospeso dandovi una panoramica di alcune delle possibilità offerte, il meccanismo che sta dietro GNUcash non è complicato: basta sempre ricordarsi di dare un origine (o una destinazione) ai movimenti che vanno sempre e comunque bilanciati. Vi consiglio pertanto di fare della pratica prendendo confidenza anche con le altre opzioni come ad esempio la generazioni di Rapporti (comprendenti anche grafici, molto semplici da generare, basta scegliere il tipo di rapporto che vogliamo dal menu "Rapporti") o la gestione di Azioni o Fondi Comuni (impostabili facilmente con la creazione di conti appositi), confidando nel fatto che troverete questo programma certamente utile per la vostra contabilità.
