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Pianificazione dell'invio di una newsletter

Ogni quanto inviamo la newsletter agli iscritti? Che giorno della settimana? A che ora?
Ogni quanto inviamo la newsletter agli iscritti? Che giorno della settimana? A che ora?
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Ogni quanto inviamo la newsletter agli iscritti? Che giorno della settimana? A che ora? La frequenza degli invii dipende da vari fattori e nell’articolo si esaminano gli aspetti che devono essere considerati nello scegliere l’intervallo di tempo tra una spedizione e l’altra. Altre considerazioni sono relative al giorno della settimana ed all’ora dell’invio.

Scelta della frequenza

La frequenza dell’invio dipende da vari fattori che devono essere ponderati:

  • il tema trattato;
  • la dimensione della newsletter;
  • i tempi necessari per la preparazione;
  • il feedback degli iscritti.

Una newsletter legata all’oroscopo, per esempio, necessita di un invio giornaliero o al massimo settimanale. Chi si iscrive ad una mailing-list di questo tipo, infatti, non si sentirà disturbato per il fatto che arrivi una email al giorno. Le attività di un’azienda, invece, potranno far parte di una newsletter che è inviata una volta al mese o addirittura ogni due.

In relazione alla dimensione della newsletter, occorre pensare al fatto che il lettore deve avere il tempo di leggerla. A meno che non si tratti di poche righe o che non si scriva di fatti di cronaca, l’invio settimanale rappresenta una frequenza già elevata.

Pianificando l’invio, non si può prescindere dai tempi di realizzazione della newsletter. Gli articoli devono essere pensati, scritti, corretti, impaginati e assemblati nel documento finale. Se le pagine devono essere riportate sul sito, magari con sistemi manuali, serve ulteriore tempo. L’invio settimanale rappresenta già un bell’impegno e sono poche le aziende che spediscono con tale frequenza. Newsletter settimanali implicano risorse dedicate e struttura preparata ed allenata, con possibilità di attingere gli scritti da molte fonti.

Non andranno, naturalmente, dimenticati i feedback degli iscritti. Il feedback può essere diretto (mediante sondaggi) o indirettamente ricavato mediante lo studio delle statistiche sulla lettura.

Anche un lasso di tempo troppo alto tra un invio e l’altro ha i suoi svantaggi. L’iscritto potrebbe perdere interesse o sceglierne un’altra se ritenesse di voler essere informato più di sovente.

Costanza della frequenza

Scelta la frequenza d’invio, è fondamentale che si rispetti quanto stabilito. Il fatto che una newsletter arrivi con tempi imprevedibili tra un’uscita e l’altra, lascia nel lettore la sensazione che non vi sia una struttura ed un’organizzazione dietro il servizio. Ciò può essere poco importante in certi settori, è disastroso in altri. La costanza della frequenza è un fatto di notevole importanza agli effetti della fidelizzazione del lettore.

Stabilita la frequenza, quindi, è opportuno che il numero degli autori, la selezione dei temi ed il lavoro tecnico di preparazione siano tarati in modo da garantirne il rispetto.

In generale, una newsletter che esce con tempi mai prevedibili, non è una newsletter ma un semplice invio di email ad una lista di utenti.

Il giorno della settimana

Non tutti i giorni sono uguali. Studi basati sulla statistica di lettura hanno ormai chiarito che ogni giorno della settimana ha le sue peculiarità e la scelta di quello giusto è fondamentale per ottimizzare la percentuale delle email lette in relazione a quelle spedite.

Il giorno dipende da:

  • il tema della newsletter;
  • il tipo di iscritto (aziendale, privato, cliente, sconosciuto).

Alcune considerazioni in ordine sparso:

  • gli utenti aziendali solitamente al lunedì hanno già molta posta da leggere e tendono a buttare tutto ciò che non è attinente al lavoro in senso stretto. Sconsigliato, quindi, inviare il venerdì, il sabato o la domenica;
  • ai clienti, se si invia materiale informativo di cui sono a conoscenza e forse addirittura attendono, si può inviare qualunque giorno. Meglio, quindi, il fine settimana per diminuire il consumo di banda dei propri sistemi;
  • il giovedì è il giorno ideale per presentare indirizzi di ristoranti e luoghi di divertimento, visto che il week-end è alle porte!

È importante considerare, inoltre, che la spedizione non deve essere necessariamente fatta in un giorno, anzi. A prescindere dall’impegno delle strutture informatiche, per vari temi si preferisce un invio fatto a blocchi giornalieri, piuttosto che una spedizione unica. I vantaggi sono:

  • in caso di errore, si fa in tempo a correggere quanto non ancora inviato;
  • si aumenta l’effetto del passa-parola, se previsto;
  • si sfruttano meglio le strutture informatiche e la banda Internet;
  • si possono effettuare tarature in funzione delle statistiche dei primi giorni;
  • si aumenta le persistenza dell’azione.

Tutto ciò, comunque, è solo introduttivo. A tal proposito è conveniente leggere studi disponibili in biblioteca sugli usi dei navigatori. Se ne trarranno sicuri spunti di riflessione.

L’ora del giorno

La scelta dell’ora dell’invio non è da trascurare. Alcune considerazioni:

  • durante il giorno i sistemi informatici e di networking sono già intasati per le consuete attività d’ufficio. Inviare la sera ottimizza l’uso dei server e della banda;
  • per alcuni temi, l’invio durante il giorno può aumentare la percentuale di email lette. Ad esempio, l’arrivo di messaggio alle 15.35 ha maggiori possibilità d’essere letto, in ambienti d’ufficio, rispetto a ciò che si trova in casella alle 9 del mattino (spesso cestinato senza neanche essere aperto);

- se si vuole promuovere un nuovo aperitivo, inviare alle 16.30 aumenta la possibilità (vista la prossimità dell’happy hour) che la percentuale di letture si alzi.

La scelta dell’orario migliore, in molti casi, non è cosa semplice. La statistica sulle letture delle newsletter precedenti aiuta poco in quanto la variabile dei contenuti incide molto di più, oscurando quella dell’orario. In questo caso è decisamente più importante avere e considerare i feedback diretti degli iscritti.

Conclusione

Statistiche, analisi dei costumi dei navigatori e discussioni sui forum sono fondamentali per padroneggiare quest’aspetto. Vale sicuramente la pena di approfondire il tema, se si è in procinto di creare una newsletter che si vuole di successo.


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